Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które trudno analizować bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, jednak przy dłuższych materiałach szukanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można niedwuznacznie rozpoznać (zobacz także: transkrypcje cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przeróbek w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu stosuje się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne pokazanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W takiej sytuacji istotne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, niemniej jednak również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na najmniejsze elementy, ponieważ wręcz niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują przeznaczenie w wielu obszarach, w których niezbędny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Zupełnie inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a całkiem inaczej materiał, w którym na prawdę istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Końcowy kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z rodzaju nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.
Warto sprawdzić: stenogram.